Se ci fosse da fare un elenco dei programmi più importanti per un computer d’ufficio, Excel probabilmente sarebbe al primo posto, o uno tra i primi. Indipendentemente dal tuo lavoro infatti, quasi sempre torna utile fare elenchi, schemi e conteggi molto veloci grazie a questo programma.
Ancora oggi sono molti a seguire corsi Excel online (come quello disponibile qui a cura di MasterExcel) per imparare velocemente le basi. Qui di seguito potrai trovare alcuni trucchi che probabilmente ancora non conosci.
Modificare il formato di una cella
Sicuramente saprai che il singolo quadratino di un file Excel è noto come cella e che ognuna di questo può avere un proprio formato. Excel ha il suo interno molti formati differenti, che sono:
- Generale, se la cella non ha un particolare formato;
- Numero, se la cella contiene un numero;
- Valuta, se la cella contiene una cifra in euro o in un’altra valuta che preferiamo;
- Contabilità, pensata appositamente per la gestione della contabilità;
- Data, nel caso sia inserita una data;
- Ora, nel caso sia inserito un orario;
- Percentuale
- Frazione
- Scientifico
- Testo
- Speciale
- Personalizzato
Insomma come vedete i formati possono essere tanti ed è importante saper dare il giusto formato ad ogni cella. Nel caso vogliate aprire velocemente la finestra di selezione del formato, senza usare il mouse, il trucco o scorciatoia da tastiera è il comando CTRL+1.
Somma automatica
I file Excel vengono utilizzati soprattutto per la gestione di numeri, cifre, contabilità, fatture, preventivi e altri lavori che abbiano appunto a che fare con della quantità numerica. Molto spesso dunque potrà esserti necessario effettuare in modo veloce e senza usare il mouse delle somme automatiche.
Probabilmente conoscerai già il tastino in alto, ma c’è un semplice modo per farlo direttamente dalla tua tastiera.
Prendiamo ad esempio il caso tu debba sommare il costo di ogni prodotto per il preventivo richiesto da un cliente. I prezzi singoli occuperanno tutti una colonna, molto probabilmente, dunque dovrai semplicemente porti sulla prima cella vuota sotto la colona e digitare il comando ALT + SHIFT + 0.
Questo permette ovviamente un risparmio di tempo eccezionale e inoltre è possibile usare il medesimo comando anche per somme di valori collocati orizzontalmente sulla stessa riga.
Piccola nota, i numeri che dovete usare nella formulazione dei comandi e delle scorciatoie sono quelli in alto sopra le lettere. Quelli a destra nel tastierino numerico, tipico delle tastiere estese, non vengono riconosciuti.
Copia e incolla speciale
Tutti noi conosciamo e usiamo giornalmente le funzioni copia e incolla, che sono più note e usate attraverso le scorciatoie CTRL + C, per copiare, CTRL + V, per incollare. Questo funziona chiaramente anche in Excel, ma potrebbe non sempre essere quello che ci occorre esattamente.
Con questi comandi infatti il programma copia tutto di una selezione, anche le formule. Se invece noi volessimo restituire, dopo averlo incollato, solo i valori a quel punto dovremmo usare le funzioni di incolla speciale. Per farlo tipicamente bisogna selezionare il menù e poi scegliere l’opzione corretta. Per chi volesse sapere il comando da tastiera, anche in questo caso è possibile. Dopo aver copiato la selezione preferita con il comando CTRL + C, ci posizioniamo sulla casella scelta e premiamo CTRL + ALT + V per aprire la finestra di dialogo Incolla speciale.