La blogger e comunicatrice Luisa Carrada ha appena pubblicato un libro pieno di esempi e spunti su come scrivere un’e-mail e farsi capire.
Chi fa un lavoro d’ufficio sa bene quanto sia cresciuto l’utilizzo di questo strumento, e secondo una stima risalente a febbraio 2017, nel mondo vengono inviate circa 269 miliardi di e-mail ogni giorno.
Proprio a questo strumento, l’autrice dedica una libro dal titolo Scrivere un’email – Con voce sicura, limpida, la tua.
Nell’introduzione Luisa Carrada scrive:
“È stata data per morta mille volte, ma l’email è più viva che mai. Non c’è sistema di messaggistica istantanea capace quanto l’email di offrire alle parole spazio e respiro, il tempo di pensare e riscrivere, la possibilità di conservare e ritrovare nel tempo la nostra corrispondenza”
Nel libro si possono trovare consigli semplici ed intuitivi che ci fanno ricordare che scrivere una e-mail è – soprattutto – un modo per comunicare noi stessi.
6 consigli per essere compresi e non passare inosservati
1. Usare il nome di chi riceve l’e-mail
Così come nelle lettere cartacee, quando conosciamo il destinatario finale della missiva, dobbiamo nominarlo affinché si riconosca e non trasmetta al destinatario un senso di trascuratezza ed impersonalità.
2. Non perdere tempo con l’introduzione
Al giorno d’oggi l’attenzione è scarsa, non sprechiamo i pochi secondi che ci vengono messi a disposizioni in inutili introduzioni. La frenesia della vita moderna e l’utilizzo delle nuove tecnologie ha come effetto il fatto che le persone leggono solo le prime righe delle e-mail, e il resto viene letto molto velocemente o niente affatto. Quindi andiamo subito al sodo, senza girarci troppo intorno.
3. Fare domande chiuse
È necessario limitare le dispersioni, per cui se abbiamo bisogno di una risposta per non rimanere bloccati nelle nostre attività, è anche meglio suggerire già le risposte possibili. Cerchiamo di porre domande chiuse, alla quale è facile rispondere con una o con poche parole.
4. La potenza del Post Scriptum
Il post scriptum nelle e-mail cambia funzione: non serve più ad aggiungere un dettaglio dimenticato durante la battitura a macchina o la scrittura a penna, ma diventa un elemento di evidenziazione di un contenuto particolarmente importante. Una specie di evidenziatore di qualcosa che nell’email potrebbe perdersi e che invece riteniamo fondamentale che sia letto.
5. Attenzione ai destinatari in copia nascosta
Attenzione all’utilizzo del CCN, il destinatario in copia nascosta, ovvero quel destinatario (o quei destinatari) che gli altri non possono vedere. C’è tutto un lato etico e di correttezza a cui prestare attenzione. Il CCN va invece usato per proteggere la privacy dei destinatari quando mandiamo lo stesso messaggio a una lista di persone.
6. A volte l’e-mail si può e si deve evitare
Ci sono casi in cui è meglio evitare di utilizzare l’e-mail. Ad esempio è meglio parlarsi a voce per scusarsi o per fare un appunto, per approfondire le questioni particolarmente complesse, per affrontare temi personali o riservati, per dare giudizi su altre persone, per ottenere risposte immediate o per chiarirsi quando lo scambio di comunicazioni tramite e-mail diventa ingestibile o prende una brutta piega.